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Circular nº 02/2008

Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto - 28-02-2008

Considerando que o Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P. (IVDP), procurando agilizar e simplificar os procedimentos legais exigíveis, quer para a denominação de origem (DO) Porto, quer para DO Douro e indicação geográfica (IG) Duriense, tem vindo a implementar o uso de ferramentas electrónicas num vasto conjunto de funcionalidades;

Considerando que a intensificação do uso de meios informáticos na relação do IVDP, com os agentes económicos do sector em nada pode prejudicar ou defraudar o cumprimento das obrigações legais, nem a perda dos níveis de segurança exigidos;

Considerando que a implementação do processo de validação electrónica das Requisições de Certificação da Denominação de Origem (RCDO) dispensa a entrega em simultâneo da rotulagem associada ao registo dos vinhos a expedir;

Considerando que a esmagadora maioria das empresas do sector apresenta hoje meios informáticos e garantias que permitem ao IVDP, prosseguir e generalizar a implementação destes e doutros processos de submissão, validação e emissão electrónica de documentos oficiais, reduzindo a intensidade de deslocações de trabalhadores das empresas às instalações do IVDP, com economias para a entidade certificadora e para os agentes económicos;

Considerando que a não utilização destas ferramentas electrónicas pelos operadores, que regra geral não encontra justificação cabal, se traduz num acréscimo de custos para o IVDP, prejudicando a eficiência da sua actuação;

Considerando ainda o disposto nas alíneas e), f), l), n) e p) do n.º 2, do art. 5.º, do Decreto-Lei n.º 47/2007, de 27 de Fevereiro, o Presidente do IVDP, determina o seguinte:

1 – O IVDP, I. P., disponibiliza aos agentes económicos, nos termos das cláusulas técnicas anexas:
a) A submissão electrónica das Declarações de Vendas no Mercado Nacional (DVMN);
b) A submissão electrónica das RCDO para vinho do Porto, vinho do Douro e IG Duriense;
c) A emissão electrónica dos CDO ou CDP para, respectivamente, vinho do Porto e vinho do Douro e IG Duriense;
d) A emissão electrónica dos Certificados de Controlo de Qualidade;
e) A emissão electrónica dos Certificados de Análise (CA);
f) A emissão dos extractos de contas correntes (vinhos e aguardentes);
g) A comunicação de movimentos de aguardente;
h) Consultas on-line de saldos de conta corrente e de movimentos de vinhos, aguardentes e de tesouraria;
i) Submissão e processamento das Declarações Anuais de Existencia;
j) Transacções on-line de vinhos susceptíveis de obter as DO Porto e Douro e a IG Duriense entre operadores de vinho do Porto e/ou Douro.

2 – O regime de validação electrónica das RCDO é aplicável às expedições, confinadas por definição ao território da União Europeia, e ainda às exportações, possibilitando nestes casos a emissão de CDO, CDP e CA, quando não sejam exigidas outras declarações a emitir pelo IVDP.

3 – A emissão electrónica dos CDO, CDP e CA apenas estará disponível quando a respectiva RCDO de exportação tenha sido validada electronicamente. O prazo de validade daqueles documentos será o mesmo da referida RCDO.

4 – Apenas poderão aceder ao sistema de validação electrónica os agentes económicos que, simultaneamente, satisfaçam os seguintes requisitos:
a) Estejam inscritos na área reservada aos operadores na página electrónica do IVDP;
b) Utilizem a via electrónica para preenchimento das DVMN, submissão das RCDO e emissão de CDO ou CDP;
c) Para os casos de vinho do Porto, que impliquem cobrança de taxas, possuam saldo disponível na conta adiantamento no IVDP.

5 – O agente económico terá de:
a) Remeter ao IVDP, a RCDO, correctamente preenchida, com uma adequada antecedência, mas nunca depois das 16 horas do dia útil anterior ao da data prevista do embarque;
b) Manter actualizado no IVDP, o arquivo de rótulos e contra rótulos que mereceram a aprovação da respectiva maqueta, em particular os que correspondam aos registos objecto da respectiva RCDO;
c) Não dificultar as acções controlo a efectuar pelos serviços do IVDP, em particular a verificação da mercadoria no momento do seu carregamento tendo em vista a verificação da conformidade da rotulagem.

6 – A validação da RCDO, a emissão electrónica dos CDO, CDP ou CA efectua-se nos termos referidos no Anexo I.

7 – Até ao dia 10 de cada mês os Serviços de Tesouraria do IVDP, remeterão, a cada agente económico, um extracto síntese dos movimentos efectuados electronicamente (guias de pagamento e de anulação) com valor contabilístico.

8 – Em caso de falha de acesso ao sistema via Internet o agente económico poderá sempre recorrer ao IVDP, quer para validação das RCDO em suporte de papel, quer para a emissão dos CDO, dos CDP e CA.

9 – Os agentes económicos que não cumpram integralmente as disposições legais e regulamentares em vigor, incluindo as Circulares do IVDP e as condições estabelecidas na presente Circular, deixarão de ter acesso ao sistema de validação e emissão electrónica e poderão vir a ter a sua actividade suspensa, nos termos legais

10 – A Tabela de Preços para os serviços a prestar pelo IVDP, no domínio do Controlo Administrativo é a constante do Anexo II a esta Circular.

11 – A presente Circular entra em vigor no dia 1 de Abril de 2008.

12 – A partir do dia 1 de Abril de 2008 caducam os protocolos celebrados com empresas do sector tendo o mesmo objecto da presente circular.


O Presidente do IVDP

Jorge Nicolau da Costa Monteiro

Instituto dos Vinhos do Porto e do Porto, Porto, 28 de Fevereiro de 2008.



ANEXO I – Procedimentos e cláusulas técnicas relativas ao sistema de validação de RCDOs e à emissão electrónica dos CDO, CDP ou CA

1 - A validação da RCDO processar-se-á nos seguintes termos:
a) Para aceder à validação electrónica das RCDO o agente económico poderá utilizar os códigos de acesso, já atribuídos para acesso à área reservada www.ivdp.pt;
b) O sistema a implementar considera o local (RDD, EG ou Resto do País) a partir do qual será efectuada a expedição, pelo que o agente económico o deverá assinalar com rigor;
c) O sistema a disponibilizar permite o envio dos dados quer por submissão de um ficheiro, em formato XML ou TXT, quer por inserção directa dos mesmos “on-line”;
d) Quando correctamente preenchida e verificados todos os pressupostos previstos na lei e na regulamentação em vigor, em particular a capacidade de venda disponível (no caso do vinho do Porto), o IVDP, validará a RCDO no mesmo dia ou até às 12 horas do dia útil seguinte nos casos em que a entrada tenha sido posterior às 16 horas;
e) O incorrecto preenchimento da RCDO não responsabiliza o IVDP, pelo não cumprimento dos prazos acima estabelecidos;
f) Validada a RCDO, no caso do vinho do Porto, as taxas correspondentes serão debitadas na conta corrente do agente económico podendo este obter comprovativo através do mesmo endereço electrónico;
g) O IVDP, é informado por mensagem de correio electrónico que recebeu um documento para processar.
Nesta fase é permitido anular, consultar em detalhe, validar ou lançar documentos.
O agente económico consultando a “área do sector” é informado sobre qualquer alteração do estado do documento.
Imediatamente após a validação da RCDO, é enviada mensagem por correio electrónico para endereço a designar pela empresa.
h) Sem prejuízo do disposto na Circular n.º 2/03, de 8 de Julho de 2003, a anulação das RCDO electrónicas deverá ser solicitada para o endereço electrónico: rcdoeanulacao@ivdp.pt, sendo a confirmação da anulação por parte do IVDP, efectuada pela mesma via. Contudo, no caso de anulações de RCDO de exportação e se tiver havido a emissão de CDO, CDP e/ou CA, a anulação terá que ser efectuada em suporte papel, remetendo ao IVDP, os documentos emitidos.

2 – A emissão electrónica dos CDO, CDP ou CA efectua-se nos seguintes termos:
a) Para beneficiar destas funcionalidades o agente económico terá de adquirir previamente, no IVDP, impressos próprios, os quais se identificam pela presença de uma marca holográfica e um número sequencial que relaciona o CDO (ou CDP) e o CA com a respectiva RCDO, já validada;
b) Na posse da respectiva RCDO, válida para o efeito, o agente económico acede à área reservada www.ivdp.pt, podendo a concepção do formulário ser efectuada quer por emissão “on-line” quer por envio de ficheiro TXT ou XML;
c) Para a emissão do CDO (ou CDP) o sistema requer o número do impresso (CDO), número da RCDO previamente validada, Massa Bruta (Kg), Destinatário (esta informação transita dos dados constantes da RCDO electrónica validada, podendo ser alterada); Para emissão do CA o sistema requer o número do impresso a emitir, o Certificado de Analise (o número de CA a emitir é igual ao nº de Registos da RCDO).
d) Após validação nos Serviços do IVDP, a empresa receberá via e-mail, para endereço a designar , mensagem com os ficheiros em formato PDF com os documentos prontos a serem impressos. O nome do ficheiro identifica o documento.

3) Definições e estados do sistema:
Nestes processos existe um rigoroso controlo de validação que atravessa os seguintes estados:
Aberto: Documento em que foi iniciado um processo de inserção de linhas de movimentos. Pode ser alterado.
Submetido: Documento submetido ao IVDP Aguarda validação. Não pode ser alterado. Pode ser anulado.
Validado: Documento pronto a ser processado. Não pode ser alterado nem apagado via “sitio”.
Processado: Documento processado. Encontram-se feitas todas as transacções.
Com Erro: Foram verificados erros nos movimentos. O sistema informa do erro.
Anulado: Documento anulado.
Levantado: Documento levantado para impressão.

As especificações técnicas sobre o tipo de ficheiro e estrutura estão disponíveis no sitio www.ivdp.pt.

ANEXO II – Tabela de preços.

ANEXO II – Tabela de preços

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